<body><script type="text/javascript"> function setAttributeOnload(object, attribute, val) { if(window.addEventListener) { window.addEventListener('load', function(){ object[attribute] = val; }, false); } else { window.attachEvent('onload', function(){ object[attribute] = val; }); } } </script> <div id="navbar-iframe-container"></div> <script type="text/javascript" src="https://apis.google.com/js/plusone.js"></script> <script type="text/javascript"> gapi.load("gapi.iframes:gapi.iframes.style.bubble", function() { if (gapi.iframes && gapi.iframes.getContext) { gapi.iframes.getContext().openChild({ url: 'https://www.blogger.com/navbar.g?targetBlogID\07511664549\46blogName\75another+try\46publishMode\75PUBLISH_MODE_BLOGSPOT\46navbarType\75BLUE\46layoutType\75CLASSIC\46searchRoot\75http://bla3x.blogspot.com/search\46blogLocale\75en_US\46v\0752\46homepageUrl\75http://bla3x.blogspot.com/\46vt\0753495200961887991375', where: document.getElementById("navbar-iframe-container"), id: "navbar-iframe" }); } }); </script>

another try

Saturday, May 06, 2006

Surat resmi? Dalam bahasa Inggris? Tolong...

Siapa yang pernah berteriak seperti itu di dalam hati, harap angkat tangan. *Angkat tangan tinggi-tinggi dengan semangat*

Menulis surat memang tidak gampang. Terserah mau surat cinta, surat ijin tidak masuk sekolah karena sakit, surat ijin lainnya, dan sebagainya. Saya ingat bagaimana kedua orang tua saya selalu mengerutkan dahi ketika harus menulis surat ijin bagi anak-anaknya. Bagi mereka yang suka meremehkan profesi sekretaris harus cepat berbenah diri. Surat menyurat memerlukan keahlian tersendiri, terlebih lagi untuk membuat surat resmi. Tugas sekretaris tidaklah segampang yang terlihat di permukaan.

Surat resmi memiliki format tertentu, dan menuntut penggunaan kalimat-kalimat khusus seperti kalimat pengantar dan penutup, kalimat ucapan terima kasih, permintaan maaf, permohonan, dan berbagai jenis kalimat lainnya. Dalam bahasa ibu saja saya sering kewalahan, bayangkan menderitanya saya sewaktu diharuskan menulis surat dalam bahasa Inggris. Prosesnya pasti dipenuhi menulis, hapus, menulis, hapus, kucek-kucek kepala, lihat-lihat contoh surat, kucek-kucek kepala, periksa kamus, dan akhirnya berteriak....I hate writing letters!

Dan ternyata saudara-saudari, saya bukan satu-satunya yang harus bergulat dengan kata dan kalimat setiap harus menulis surat. Beberapa teman kantor saya pun sering mengeluh ketika harus mengirim surat resmi dan penting kepada orang yang tidak dikenal. Biasanya kita pun jadi bergotong royong, menulis surat bersama-sama. Saling memberikan saran kalimat yang harus digunakan.

Jadi, pentingkah bagi kita untuk bisa menulis surat formal dan sopan dalam bahasa Inggris? Jawaban saya: Ya, sangat.

Dalam pekerjaan saya selama ini, saya sering harus berurusan dengan surat menyurat. Tidak hanya harus menulis, tapi juga harus menerima dan membalas berbagai surat. Saya terus terang cukup terkaget-kaget ketika menerima surat yang tidak bisa dikatakan resmi, terlebih lagi sopan. Padahal sudah jelas kalau tujuan surat-menyurat tersebut dalam suatu kerangka yang cukup formal. Biasanya yang menulis kurang indah ini adalah mereka yang bukan English speaker.

Contohnya:

hello there..my name is X,from Y. And i
have some question about Z:
1. When is the deadline?
2. What's the criteria?
3. can u send me the application form?
that's all for now,thanks


Sewaktu saya membaca surat ini, saya langsung geleng-geleng kepala. Ini sih namanya menjatuhkan citra diri sendiri. Mungkin maksudnya ingin menulis surat yang singkat dan padat, tapi yang ada malah tidak karuan. Saya pun hanya bisa mengelus dada dan membalas dengan sopan berbagai pertanyaan tersebut.

Kalau ada yang ngeles, "ahh..wajar dong. Kan namanya bukan bahasa Ibu"; bukan berarti penulis tersebut tidak bisa dan perlu berusaha untuk bisa menulis dengan baik dan benar. Untung yang membaca orangnya seperti saya, bukan English speaker dan baik hati (hayyah). Kalau yang membaca adalah English speaker yang sangat perhatian akan detil, surat seperti ini bisa langsung dihapus dan tidak akan dibalas. Si penulis pun jadi kehilangan kesempatan untuk melamar apapun itu yang ingin dia ajukan lamaran.

Oleh sebab itu, kali ini saya mau coba berbagi ilmu yang saya dapat dari penderitaan saya selama 2 tahun lebih dalam surat menyurat. Siapa tahu bisa bermanfaat. Kita tidak pernah tahu kapan kita harus menulis surat resmi dalam bahasa Inggris.

Tips pertama:
Selalu gunakan kalimat pengantar dan salam penutup yang baku.
Untuk kalimat pengantar cukup gunakan: Dear Mr. atau Dear Ms.
Bila kita tidak tahu siapa yang akan menerima surat tersebut, misalnya mengirim ke alamat email umum suatu instansi bisa gunakan Dear Madam, Dear Sir,

Untuk salam penutup, saya paling senang menggunakan Sincerely yours,, sangat sopan. Tapi kalau misalnya surat menyuratnya sudah berlangsung berulang kali dengan orang yang sama, kita bisa menggunakan Best regards, atau cukup dengan Best,

Tips kedua:
Jangan lupa untuk berterima kasih.
Kalimat penutup andalan saya biasanya: I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.
Kalimat ini memberitahukan kepada sang penerima surat kalau kita menunggu jawabannya atas permintaan kita di surat, dan kita mengucapkan banyak terima kasih sebelumnya. Sangat sopan bukan?

Untuk mengucapkan terima kasih secara umum, bisa juga menggunakan: Thank you for your kind help.

Tips ketiga:
Memohonlah dengan sopan.
Caranya gampang sekali, cukup dengan menggunakan kalimat berpola: I will be very grateful if you could ... Tinggal isi titik-titiknya dengan permohonan yang ingin diajukan. Sopan dan langsung ke tujuan.

Atau contoh dari koala manolo (lihat komentar), If you could ..., it would be most appreciated. Isi titik-titiknya dengan permintaan.

Tips keempat:
Jangan pernah menggunakan singkatan, simbol pengganti kata, atau kata yang bernuansa non-formal.
Jadi tulislah it is, bukan it's. Jangan menulis a la ABG dengan menggunakan 4 untuk for (saya pernah menerima surat yang menggunakan ini. Hampir jatuh dari kursi rasanya) atau u untuk you; dan tulislah thank you dengan baik dan benar.

Tips kelima:
Tulislah nama dengan lengkap. Kalau bisa cantumkan afiliasi di bawah nama. Tanda tangan seperti ini sangat penting, apalagi bila kita menulis surat dalam kapasitas kita sebagai pegawai kantor tertentu.

Tips keenam:
Gunakan huruf besar dan tanda baca dengan baik. Huruf kecil memang imut, tapi dalam surat lebih penting menunjukkan kemampuan kita dalam menggunakan tata bahasa dengan baik dan benar, daripada menunjukkan jiwa kita yang mencintai keunikan.

Kalau kita menggunakan tips singkat ini kepada contoh surat di atas, maka hasilnya menjadi sebagai berikut:

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I will be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I will be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X


Bagaimana? Berbeda bukan?

Tetap singkat dan padat, tapi lebih formal dan sopan. Sang penerima surat pun akan merasa tertuntut untuk menjawab surat seperti ini. Paling tidak dalam kasus saya. :)

P.S. Contoh surat dari nana a.k.a Koala Manolo di bawah juga cantik sekali. Patut untuk disimpan dalam arsip dan digunakan setiap saat ketika dibutuhkan. :)

30 Comments:

  • dear ms. koala,

    i hope this letter finds you well. the reason for my writing this letter is to compliment your post on how to write a formal yet not so boring letter. it is good.

    by the way, do you by any chance have any tutorial on how to get good shoes at competitive pricing scheme? If you do, it would be most appreciated if you could share it with me.

    thanking you already now in anticipation of your usual kind assistance.

    with personal best regards,

    koala manolo

    By Anonymous nananias, at May 06, 2006 11:26 PM  

  • Koala manolo...iseng deh dikau. Ini menyindir atau...hihihi.

    Tips belanja barang keren tapi murah ada 'na. Dikumpulin dulu, baru ditulis. Kan biar sekaligus.

    Makasih contoh suratnya 'na. Tak dirujuk ya..hehehe. :)

    By Blogger Pipit, at May 06, 2006 11:42 PM  



  • Je vous prie d'accepter mes meilleurs voeux.

    No?

    lol

    Pipit, langage texto diapplikasikan ke email (apalagi urusan bisnish) memang sangat mocccche, super degeu quoi.

    By Blogger MACCHIATO, at May 07, 2006 12:05 AM  

  • Dear Ms. YouKnowWho

    I am really interested to this post. I desperately need someone who can help me to accomplish my "never-finished" love letter. Having read your post, I think you are the one.

    Thank you and I would appreciate immensely if you could help me by any means.

    Sincerely,

    Mr. Desperate Letter

    By Anonymous bhq, at May 07, 2006 3:05 AM  

  • Being picky: "Sincerely yous,"

    Good article ;)

    By Anonymous mahli, at May 07, 2006 6:18 AM  

  • Macchi: Kalau dalam bahasa perancis kata penutupnya banyak sekali, dan jauh lebih sopan dan rumit.

    Contoh yang paling gue suka:
    Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distinquées.

    Kalau mau yang lebih gampang tinggal pakai:
    Avec mes meilleures salutations.

    Kalau suratnya ngasih tahu suatu info, tinggal pakai:
    En vous remerciant d'en prendre bonne note, nous vous souhaitons une
    agréable fin de journée.

    Bhq: Aduh, kalau untuk surat cinta tak terselesaikan saya angkat tangan. Menyerah. Minta tolong sama yang puitis, jangan sama saya yang sudah kebanyakan baca buku kuliah..hihihi. :)

    Mahli: Oopps, didn't see that one. If I can excuse myself, this posting was written on midnight. Concentration was preety low during that time..hihi.

    Will be corrected right away. :)

    By Blogger Pipit, at May 07, 2006 10:13 AM  

  • Pipit ma pote

    saya blm pernah nulis korespondensi resmi french - sangat flowery - terutama untuk standard anglosakson.

    italian pun sedikit lebih sedikit "bunganya"

    mungkin itu salah satu efek ia menjadi bhs diplomasi beberapa abad lamanya -duluuuuuuuuu, skrg tdk lagi. hehe le pauvre m. chirac, he gets upset when people talk the anglo tongue!

    ^^

    By Blogger MACCHIATO, at May 07, 2006 2:34 PM  

  • dulu waktu saya masih bocah sekolah, urusan surat-menyurat ke pihak asing diurus bapak saya. surat pertama, waktu sd, dengan anak jerman. surat kedua, ke wwf, minta buklet dan dikasih. lha sekarang saya gak bisa minta tolong bapak saya karena dia sudah gak ada...

    By Anonymous kere kemplu, at May 08, 2006 7:22 AM  

  • Adduhh... tipsnya ngebantu banget. Thanks ya. Aduuhh... tulis yang lebih banyak lagi dong ttg hal2 kayak gini.... :p

    By Anonymous stania, at May 10, 2006 11:53 AM  

  • Macchi: Untunglah dikau tidak perlu menulis surat dalam bahasa Perancis. Saya biasanya langsung menyerah pasrah dan nelpon ibu mertua minta tolong. :)

    Kere Kemplu: Turut berduka cita Om. Ah...senangnya punya ayah yang sangat pandai seperti ayah Om Kere Kemplu. Jadi sekarang giliran Om dong untuk menulis surat. :)

    Stania: Kembali. Menulis yang kayak begini yang mana?..hihihi. Terima kasih sudah sudi mampir ke sini. :)

    By Blogger Pipit, at May 10, 2006 4:28 PM  

  • a good site..tulisa2nnya sangat berguna bagi pencari kerja

    salam

    www.jutawanplus.com

    By Blogger deka, at November 06, 2006 4:54 AM  

  • mbak, makasih ya...tulisannya sangat membantu saya...

    By Blogger wahyuni, at November 23, 2006 9:39 AM  

  • sebenarnya baru pertama kali ini pengalamnku menulis surat niaga dalam bahasa inggris ternyata sulit banget,tapi setelah aku baca tips-tips yang mbak kasih aku agak pede nulisnya,thank ya mbak

    By Anonymous sabrina, at March 13, 2007 1:57 PM  

  • satu pertanyaan :

    Gimana caranya bikin surat setengah resmi dalam bahasa Indonesia. Kalau bisa ada basa basi tentang menanyakan kabar si orang dituju di awal surat. Dalam bahasa Indonesia loh... cos aku bener2 bingung gimana mau mulai surat kaya begitu...

    Ada yg bisa bantu?

    By Anonymous Anonymous, at August 09, 2007 12:44 PM  

  • waduh... tolong bantuin gw dong.. besok aku tuh ada interview tentang correspondence, udah itu pake bahasa inggris lagi... hiks..hikss.... tolong juga jabarin dong 'surat menyurat' itu apa... (dalam bhsa inggris ya)

    bantuannya...... temen2

    By Blogger $3n0, at December 12, 2007 3:28 AM  

  • Mbak tolong donk ada ga site yang memuat tentang contoh surat menyurat berikut aturan-aturannya atau mbak punya referensi buku yang bagus, koz saya juga sebagai sekretaris dan admin hrd kadang kebingungan untuk buat SK kerja maupun surat tugas, thanks mbak
    tolong email ke cute_dnie@yahoo,com

    By Anonymous lina, at January 29, 2008 9:21 AM  

  • Thanks bgt buat yg bikin ini tips... hatur
    nuhun pisan


    Joe & Ule

    By Blogger Joe, at March 21, 2008 2:01 PM  

  • Dear Sir or Madam:

    I applaud your tips in writing formal letter, it is indeed such a useful post.

    I stumbled upon your post on my quest to find correct translation in English for sentence "Demikian surat ini kami buat untuk dimaklumi, terima kasih", or its variants we usually find in formal government correspondence. If you do have any idea, please post here.

    Thank you in advance,

    Yours sincerely,
    R Siregar

    By Anonymous R Siregar, at March 29, 2008 7:42 AM  

  • Terima kasih untuk komentar teman-teman sekalian. Saya senang kalau tips sederhana ini bisa bermanfaat.

    @Bapak Siregar: Setahu saya tidak ada kalimat baku dalam bahasa Inggris untuk kalimat yang Bapak maksud dalam surat formal berbahasa Indonesia. Semuanya tergantung oleh konteks dan maksud surat tersebut. Berhubung saya tidak tahu konteks surat yang Bapak maksud saya cuma bisa menyarankan:

    We hope this letter clarifies and conclusively answers your initial questions on this matter. Thank you.

    atau

    We trust that this letter clarifies this issue.

    atau

    We hope that this letter clarifies our answer and is responsive to your questions. If you have any additional concerns, please do not hesitate to contact us.

    Semoga bermanfaat

    By Anonymous pipit, at March 29, 2008 8:45 AM  

  • keren...terimakasih buat tips-nya.
    sangat membantu bagi saya yang masih 'cethek' bahasa inggrisnya.
    bisa tuh bikin tutorial online untuk bahasa inggris on practice

    By Anonymous Anonymous, at April 23, 2008 3:39 PM  

  • Terima kasih ya, udah ngasih tips yang sangat berguna, terutama pembuatan surat resmi dalam bahasa Inggris, sopan santun berbahasanya, terima kasih, jeng Pipit

    By Blogger author and editor, at June 23, 2008 9:59 AM  

  • dear, Pipit..
    HI, i am Karin and my boss already asked me to make a formal letter (english form) to some of foreign companies. My company will give a proposal due to our core business so that may one day we could cooperate in the same line.
    Woud you, please, give me a sample a good and formal form letter in english according to its topic?
    Thanks alot!

    By Anonymous Anonymous, at September 01, 2008 5:25 AM  

  • hallo mba...
    aku gaby, kebetulan sekarang aku kerja di property company, posisiku sbg sekretaris,, nah bos aku menyuruh aku untuk membuat surat penawaran kerjasama dlm bahasa inggris... please help me mbak.... tx

    By Anonymous Anonymous, at September 11, 2008 4:37 PM  

  • bantuin donk...
    boleh minta contoh surat undangan resmi berbahasa inggris serta balasannya donk,,untuk bank...please!!!thanks..

    By Blogger nuriie, at November 04, 2008 3:32 AM  

  • Help me please ......

    aku kebingungan banget untuk translete hal surat, seperti :
    - SURAT TUGAS
    - Jabatan sebagai PENANGGUNG JAWAB UMUM/TEKNIS/KEGIATAN
    - PERINGATAN HARI KARTINI
    - PERMOHONAN PENILAIAN

    Thnk's a lot for your help

    By Blogger Anton.Andrey_Zone, at May 20, 2009 10:07 AM  

  • halo bisa kah anda membuatkan contoh surat yang menanyakan bagaimana pendapat anda tentang properti yang kami perlihatkan/ tunjukan dan kami akan menambahkan dengan data gambar(dalam bahasa inggris contoh suratnya) terimakasih sebelum na.

    By Blogger Angga, at April 07, 2010 9:43 AM  

  • ..baru jalan-jalan untuk mencari jawaban atas tanya seorang teman.. nemu halaman ini.. terima kasih!

    By Anonymous Anonymous, at August 04, 2011 6:06 AM  

  • wah ini yg saya cari cari,,, artikel sangan bermanfaat...
    terimakasih,,, :)

    By Blogger Aditya Pemayun, at August 12, 2011 7:37 AM  

  • Thank you.. your article really helps me..

    By Blogger MrQoqoy, at September 27, 2011 8:05 AM  

  • thank you Mrs. Pipit.
    it is really helpful for me.

    By Blogger Fadhil, at December 06, 2011 8:24 AM  

Post a Comment

<< Home