Surat resmi? Dalam bahasa Inggris? Tolong...

Siapa yang pernah berteriak seperti itu di dalam hati, harap angkat tangan. *Angkat tangan tinggi-tinggi dengan semangat*

Menulis surat memang tidak gampang. Terserah mau surat cinta, surat ijin tidak masuk sekolah karena sakit, surat ijin lainnya, dan sebagainya. Saya ingat bagaimana kedua orang tua saya selalu mengerutkan dahi ketika harus menulis surat ijin bagi anak-anaknya. Bagi mereka yang suka meremehkan profesi sekretaris harus cepat berbenah diri. Surat menyurat memerlukan keahlian tersendiri, terlebih lagi untuk membuat surat resmi. Tugas sekretaris tidaklah segampang yang terlihat di permukaan.

Surat resmi memiliki format tertentu, dan menuntut penggunaan kalimat-kalimat khusus seperti kalimat pengantar dan penutup, kalimat ucapan terima kasih, permintaan maaf, permohonan, dan berbagai jenis kalimat lainnya. Dalam bahasa ibu saja saya sering kewalahan, bayangkan menderitanya saya sewaktu diharuskan menulis surat dalam bahasa Inggris. Prosesnya pasti dipenuhi menulis, hapus, menulis, hapus, kucek-kucek kepala, lihat-lihat contoh surat, kucek-kucek kepala, periksa kamus, dan akhirnya berteriak....I hate writing letters!

Dan ternyata saudara-saudari, saya bukan satu-satunya yang harus bergulat dengan kata dan kalimat setiap harus menulis surat. Beberapa teman kantor saya pun sering mengeluh ketika harus mengirim surat resmi dan penting kepada orang yang tidak dikenal. Biasanya kita pun jadi bergotong royong, menulis surat bersama-sama. Saling memberikan saran kalimat yang harus digunakan.

Jadi, pentingkah bagi kita untuk bisa menulis surat formal dan sopan dalam bahasa Inggris? Jawaban saya: Ya, sangat.

Dalam pekerjaan saya selama ini, saya sering harus berurusan dengan surat menyurat. Tidak hanya harus menulis, tapi juga harus menerima dan membalas berbagai surat. Saya terus terang cukup terkaget-kaget ketika menerima surat yang tidak bisa dikatakan resmi, terlebih lagi sopan. Padahal sudah jelas kalau tujuan surat-menyurat tersebut dalam suatu kerangka yang cukup formal. Biasanya yang menulis kurang indah ini adalah mereka yang bukan English speaker.

Contohnya:

hello there..my name is X,from Y. And i
have some question about Z:
1. When is the deadline?
2. What's the criteria?
3. can u send me the application form?
that's all for now,thanks

Sewaktu saya membaca surat ini, saya langsung geleng-geleng kepala. Ini sih namanya menjatuhkan citra diri sendiri. Mungkin maksudnya ingin menulis surat yang singkat dan padat, tapi yang ada malah tidak karuan. Saya pun hanya bisa mengelus dada dan membalas dengan sopan berbagai pertanyaan tersebut.

Kalau ada yang ngeles, "ahh..wajar dong. Kan namanya bukan bahasa Ibu"; bukan berarti penulis tersebut tidak bisa dan perlu berusaha untuk bisa menulis dengan baik dan benar. Untung yang membaca orangnya seperti saya, bukan English speaker dan baik hati (hayyah). Kalau yang membaca adalah English speaker yang sangat perhatian akan detil, surat seperti ini bisa langsung dihapus dan tidak akan dibalas. Si penulis pun jadi kehilangan kesempatan untuk melamar apapun itu yang ingin dia ajukan lamaran.

Oleh sebab itu, kali ini saya mau coba berbagi ilmu yang saya dapat dari penderitaan saya selama 2 tahun lebih dalam surat menyurat. Siapa tahu bisa bermanfaat. Kita tidak pernah tahu kapan kita harus menulis surat resmi dalam bahasa Inggris.

Tips pertama:
Selalu gunakan kalimat pengantar dan salam penutup yang baku.
Untuk kalimat pengantar cukup gunakan: Dear Mr. atau Dear Ms.
Bila kita tidak tahu siapa yang akan menerima surat tersebut, misalnya mengirim ke alamat email umum suatu instansi bisa gunakan Dear Madam, Dear Sir,

Untuk salam penutup, saya paling senang menggunakan Sincerely yours,, sangat sopan. Tapi kalau misalnya surat menyuratnya sudah berlangsung berulang kali dengan orang yang sama, kita bisa menggunakan Best regards, atau cukup dengan Best,

Tips kedua:
Jangan lupa untuk berterima kasih.
Kalimat penutup andalan saya biasanya: I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.
Kalimat ini memberitahukan kepada sang penerima surat kalau kita menunggu jawabannya atas permintaan kita di surat, dan kita mengucapkan banyak terima kasih sebelumnya. Sangat sopan bukan?

Untuk mengucapkan terima kasih secara umum, bisa juga menggunakan: Thank you for your kind help.

Tips ketiga:
Memohonlah dengan sopan.
Caranya gampang sekali, cukup dengan menggunakan kalimat berpola: I will be very grateful if you could ... Tinggal isi titik-titiknya dengan permohonan yang ingin diajukan. Sopan dan langsung ke tujuan.

Atau contoh dari koala manolo (lihat komentar), If you could ..., it would be most appreciated. Isi titik-titiknya dengan permintaan.

Tips keempat:
Jangan pernah menggunakan singkatan, simbol pengganti kata, atau kata yang bernuansa non-formal.
Jadi tulislah it is, bukan it's. Jangan menulis a la ABG dengan menggunakan 4 untuk for (saya pernah menerima surat yang menggunakan ini. Hampir jatuh dari kursi rasanya) atau u untuk you; dan tulislah thank you dengan baik dan benar.

Tips kelima:
Tulislah nama dengan lengkap. Kalau bisa cantumkan afiliasi di bawah nama. Tanda tangan seperti ini sangat penting, apalagi bila kita menulis surat dalam kapasitas kita sebagai pegawai kantor tertentu.

Tips keenam:
Gunakan huruf besar dan tanda baca dengan baik. Huruf kecil memang imut, tapi dalam surat lebih penting menunjukkan kemampuan kita dalam menggunakan tata bahasa dengan baik dan benar, daripada menunjukkan jiwa kita yang mencintai keunikan.

Kalau kita menggunakan tips singkat ini kepada contoh surat di atas, maka hasilnya menjadi sebagai berikut:

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I will be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I will be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X

Bagaimana? Berbeda bukan?

Tetap singkat dan padat, tapi lebih formal dan sopan. Sang penerima surat pun akan merasa tertuntut untuk menjawab surat seperti ini. Paling tidak dalam kasus saya. :)

P.S. Contoh surat dari nana a.k.a Koala Manolo di bawah juga cantik sekali. Patut untuk disimpan dalam arsip dan digunakan setiap saat ketika dibutuhkan. :)